Итоги реализации проекта по внедрению бережливых технологий «Оптимизация библиотечной деятельности колледжа»

В соответствии с приказом Министерства образования и науки Челябинской области №01/2488 от 30.09.2021 г. «О внедрении бережливых технологий в системе образования Челябинской области» с 22.02.2022 по 08.06.2022 в колледже реализовывался Проект по оптимизации библиотечной деятельности внедрения lean-технологий или бережливых технологий в деятельность библиотеки колледжа.

Цель проекта: снижение временных потерь за счет перехода на систему электронного документооборота; автоматизации библиотечной деятельности; поиска в электронных каталогах; отмены необходимости дублирования каталогов; создания электронной очереди; оптимизации логистики библиотекаря; увеличение доступности фонда библиотеки для 100% посетителей всех комплексов колледжа, территориально удаленных друг от друга, в том числе инвалидам и лицам с ограниченными возможностями здоровья.

Владелец процесса: ГБПОУ «Миасский машиностроительный колледж», директор Саблуков Виктор Александрович. Руководитель проекта: заместитель директора по ИТиУМР Ляшенко М.В. Команда проекта: Антропова О.А. – зам. директора по УР;    Беркут О.В. – зам. директора по УПР; Вавилина В.Г. – преподаватель; Веденеева А.С. – методист; Михайлова А.Ю. – зам. директора по ЭВ;           Пензина Н.В. – зав. библиотекой; Фадеев С.Ю. – руководитель Центра информатизации.

Для оценки текущего состояния проекта был проведен хронометраж, где приняли участие 9 обучающихся и 6 педагогических работников, которые выступали в роли посетителей библиотеки, 2 работника библиотеки и 1 заведующий библиотекой, которые наполняли библиотечные каталоги. В ходе эксперимента рабочей группой были проведены замеры времени на выполнение операций, передвижение и ожидание с помощью секундомера и рулетки. Все данные были представлены в карте текущего состояния количественных показателях: секундах, метрах, шагах. Были проведены замеры для каждого участника процесса в отдельности и в случае одновременного обслуживания. Выявлены фактические проблемы.

Методы и инструменты бережливого производства, применяемые в проекте «Оптимизация библиотечной деятельности» для оценки текущего состояния проекта:

1. Карта текущего состояния процесса
2. SIPOC диаграмма – для определения всех этапов проекта (13 этапов), количественной оценки входов и того, кто их предоставляет;
3. Блок-схема – для визуальной презентации детальных шагов процесса, описания документов, процедур, точек принятия решения;
4. Функциональная блок-схема – для описания процессов и функционального взаимодействия;
5. Блок-схема добавленной ценности – для визуального разделения шагов процесса на добавляющие и не добавляющие ценности;
6. Диаграмма спагетти (текущее состояние) – для идентификации излишних перемещений материалов, информации, людей;

В ходе реализации проекта была разработана Карта целевого состояния процесса, где на каждую выявленную проблему было разработано мероприятие по ее реализации. Разработана Диаграмма спагетти (целевое состояние) – в рамках кайдзен-сессий для разработки решений, позволяющих сократить потери на перемещения.

Обучающийся Шефер Дмитрий под руководством преподавателя Вавилиной В.Г., руководителя Центра информатизации Фадеева С.Ю., заведующего библиотекой Пензиной Н.В. спроектировал автоматизированную информационно-библиотечную систему (АИБС) на платформе 1С:Предприятие 8.3, которая прошла тестирование, доработку замечаний и была установлена для пользователей на АРМ в библиотеке колледжа, компьютерных классах и представлена как электронный ресурс на официальном сайте колледжа в Разделе «Бережливый колледж».

Был разработан алгоритм работы системы, составлена Инструкция для всех категорий пользователей и размещена на официальном сайте колледжа и в общедоступных местах, проведено обучение пользователей и снят видеоролик, презентующий данную систему и служащий подробной Видеоинструкцией по эксплуатации. Для работы коллектива в методическом кабинете колледжа установлен Стенд, посвященный Бережливым технологиям, который активно использовался в процессе работы рабочей группы и на сегодняшний день служит в помощь педагогическим работникам колледжа.

С целью распространения практики реализации Бережливых технологий были приглашены представители Муниципального казенного учреждения «Централизованная библиотечная система» г. Миасса для тестирования системы и возможности применения данной практики в библиотеках города.

Достигнутые результаты: экономия времени от 33,5 мин. минимум - до 287,9 мин. максимум или 66,34-84,7% за счет перехода на систему электронного документооборота; автоматизации библиотечной деятельности; поиска в электронных каталогах; отмены необходимости дублирования каталогов; создания электронной очереди; оптимизации логистики библиотекаря.

08.06.2022 состоялось закрытие проекта и представление руководителем на заседании Методического совета колледжа в присутствии 25 человек-членов методического совета.

Проект «Оптимизация библиотечной деятельности» в рамках внедрения бережливых технологий в системе СПО был успешно реализован с 22.02.2022 по 08.06.2022. Уровень достижения целевых показателей составил 100%.

Чтобы оставаться востребованным, любому учреждению необходимо постоянно меняться и совершенствоваться, постигать что-то новое. В большой степени этому будет способствовать системное использование инструментов бережливого производства, позволяющее непрерывно улучшать внутренние процессы учреждения и исключать разные виды потерь.

Ляшенко Мария Владимировна,

заместитель директора по информационным технологиям и учебно-методической работе ГБПОУ "МиМК"